Kim Danner – vanaf dag één accountmanager bij Ik Ben Aanwezig – viert 28 oktober samen met Danny Holland het zevende jaar van hun Schönes Wochenende. Je kunt ze kennen uit onze rubriek Zij Zijn Aanwezig en geven nu een inkijkje in een essentieel onderdeel van de organisatie van een evenement: de DJ boeken.
De belangrijkste zaak bij een DJ boeken is het eerste contact met de boeker / agency van de artiest. We maken duidelijke afspraken op basis van beide wensen en boeken vervolgens de reis, het vervoer en de accommodatie. We zorgen dat de juiste apparatuur in huis is a.d.h.v. de rider (wensen/eisen). Maar wat voor ons misschien wel het allerbelangrijkste is; het achterlaten van een goede indruk en het bieden van een fijn en goed georganiseerd feest en een positieve ervaring, om zo voor een volgende boeking makkelijker binnen te komen.
Fee + Fee + Fee
Bij een artiest of DJ boeken wordt er vaak gesproken over een fee +++ en dit staat voor +boekingsfee +reis +accommodatie. De fee is het salaris van de artiest, de boekingsfee is voor de agency en de rest spreekt voor zich. We boeken de reis en het hotel meestal zelf. Daarmee zijn we vrij om te gaan en staan waar we willen. Je wilt natuurlijk geen modderfiguur slaan en je zorgt ervoor dat het hotel goed is. Dit wordt altijd eerst nog overlegd: voor veel agency’s is het de normaalste zaak om een 4- of 5- sterrenhotel te vragen.
We zijn een kleine organisatie met kleinschalige evenementen. Hoe groter het evenement, hoe hoger de prijs. In sommige gevallen maken artiesten uitzonderingen voor de kleinere evenementen. Meestal omdat de artiesten het fijn vinden om in direct contact met het publiek te staan en omdat ze dan vaker een publiek treffen dat de muziek ook daadwerkelijk kent. Op de grote podia is er natuurlijk veel minder contact met het publiek en zie je meer – zoals wij dat noemen – ‘dagjesvolk’.
DJ’s die indruk maken
Ons concept richt zich vooral op techno en tech-house, maar we experimenteren ook graag met andere elektronische genres. Ik denk dat iedere organisatie wel een specifiek wensenlijstje heeft liggen. We proberen natuurlijk veel van onze favorieten DJ’s te boeken, maar dat lukt niet altijd.
Soms lopen we tegen namen aan die niet op onze lijstjes staan, maar die op dat moment wel indruk maken. Dan moet je snel handelen en zorgen dat je één van de eerste bent om die artiest te boeken. Daarnaast is er ook een financieel aspect; een Amerikaanse act is al snel te duur vanwege de afstand en de lange reis, terwijl je bij een artiest uit Engeland of Duitsland al voor €150 klaar kunt zijn. Een DJ boeken uit Europa is voor ons dus een stuk interessanter maar dromen mag altijd!
In het hoogseizoen is het lastiger om een artiest of DJ te boeken. De grote festivals vliegen je om de oren en er wordt op heel veel plekken tegelijk om artiesten en DJ’s gevraagd. Van juni t/m september (Nijmeegse Vierdaagsefeesten uitgezonderd) organiseren wij als Schönes Wochenende zelf dan ook niets.
DJ boeken: Trends of persoonlijke voorkeur?
Persoonlijke voorkeur komt op de eerste plaats, ik zou niet weten hoe je dit anders moet doen. Wij organiseren vooral vanuit een grote liefde en passie voor de muziek. In dat opzicht is Schönes natuurlijk geen commercieel evenement dat er puur en alleen op gericht is om zoveel mogelijk bezoekers binnen te halen.
We volgen labels, luisteren onwijs veel muziek en checken vooral veel live-sets en podcasts van artiesten die we tof vinden. Daar zitten vaak de nieuwe en de nog niet uitgebrachte tracks in verstopt. Op deze manier hopen we de massa voor te zijn. Uiteraard is het bezoeken van evenementen en feesten een bijzonder leuke bijkomstigheid om up-to-date te blijven.
Uitzonderlijke riders: niet in de techno-scene
Je hoort wel eens de verhalen over grote artiesten met de meest belachelijke riders; een exclusieve single malt Whiskey of een belachelijk dure Champagne bijvoorbeeld. In de techno-scene zijn de artiesten over het algemeen niet zo moeilijk. Wodka, rum of andere sterke drank of wat specifieke etenswaren en snacks. Zo vroeg een artiest ons ooit om een doos candybars. Toen we er later navraag naar deden bleek dat de artiest er zelf vrijwel nooit iets van nam, hij vond het gewoon fijn om iets uit te delen. Veeleisend wil ik het niet noemen, wel grappig.
Naast de verzoeken op de rider en de juiste apparatuur, is het vooral belangrijk dat de artiest zich op z’n gemak voelt. Sommigen willen graag iets van de stad zien en zijn ook benieuwd naar het hoe en waarom van je evenement. We gaan wel eens een hapje eten, we laten Nijmegen op z’n mooist zien of we regelen ter plekke nog wat spontane to do’s. Maar het komt ook regelmatig voor dat de artiest in kwestie een druk schema heeft. De vluchten worden dan strak om het evenement gepland waardoor er maar weinig tijd overblijft om echt kennis te maken. Gelukkig komen ze vooral voor de muziek en dat is waar wij op teren.
